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部活動の保護者会総会を運営するためには?(2)~前日・当日の準備と分担例~

自分が役員になるまでは、保護者会の総会を運営するなんて、考えたことは一度もありませんでした。自分が役員になってはじめて、総会の何日も前から、保護者会役員のみなさんが準備をしていたのだと理解しました。

この記事では、総会前日までの準備の分担例を中心に、どんな段取りが必要かを紹介させていただきます。

★総会の式次第と分担については、こちらの記事をご覧ください。

はじめに

保護者会ごとに事情が異なりますので、この記事では、筆者が経験した保護者会の場合を例に説明します。読者の皆さんの部活動保護者会運営の参考になればと思います。

あなたが所属している部活動保護者会には会則がありますか?部活動保護者会には、総会・臨時総会・役員会などの会議があります。いつ、誰が、どんな目的でこれらの会議を開催するのかは、保護者会の会則に書かれています。ですので、まずは会則を確認してみましょう。会則に書かれていない場合、または会則がない場合は、引き継ぎの情報を頼ってみましょう。

部活動保護者会の総会とは

部活動保護者会の「総会」は、定期的に開催されます。年に一回、または半年に一回(春と秋、前期と後期など)、開催されることが多いようです。

「総会」は、保護者会の主要事項を議決する場です。役員の承認、決算の承認、活動計画の承認、会則の改正など、複数の議案が保護者に諮られます。

部活動保護者会総会の運営は誰がするのか

部活動保護者会は、部活動保護者会の役員が中心となって運営します。

部活動保護者会総会の開催にあたって確認すること

保護者会会長が旗振り役となり、顧問の先生や保護者会役員のみなさんと一緒に準備を進めていきます。

まず、以下の事柄を決めます。

  • 開催日時
  • 会場

春に開催される総会は、新年度の入部届の提出が終わってからになります。

部活動保護者会の開催案内を書記さんが作成するにあたり、必要となる以下の事柄を確認します。

  • 開催案内を誰が作成するか
  • 出欠票(欠席の場合は委任状)の提出先と提出期日
  • 出欠票(欠席の場合は委任状)の集計を誰がするか
  • 出欠票未提出の保護者への督促を誰がするか

総会当日と総会の後に必要になることも、事前に決めておきます。

  • 当日の配布資料を誰が準備するか
  • 当日の受付に必要なものは何か
  • 欠席した保護者に決定事項をどうやって伝えるか

前日までの準備~当日の運営~後日の動き

総会前日、総会当日、総会が終わった後の、全体の流れは以下のとおりです。私が所属していた保護者会を例に、説明します。

総会の前日まで

□ 保護者会会長が、関係者のスケジュールを確認し、開催日を決定する。

□ 保護者会書記が、会場使用許可を取る。

□ 保護者会書記が、開催案内を作成する。

    1. 保護者会書記が開催案内を作成する。
    2. 保護者会会長が開催案内を確認する。
    3. 顧問の先生に開催案内の内容を確認していただく。

※開催案内のサンプルを図で示します。
Word原稿のダウンロードはこの記事の最後をご覧ください。

□ 保護者会書記が、開催案内を配布する。

保護者会書記が、顧問の先生に依頼し、開催案内を子ども経由で保護者に配布する。

□ 保護者会書記が、出欠確認、委任状確認をする。

    • 保護者会書記が出欠票を集計する。
    • 保護者会書記が未提出者に提出を督促し、総会当日までには構成員全員の出欠確認を完了する。
    • 総会成立に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を満たすことができるか確認する。
      例)総会の成立に必要な人数が構成員の三分の二の場合
      構成員が60名ならば、40名の出席が必要

□ 保護者会書記が、総会受付用の名簿を作成する。

出欠票の記載内容に基づき、受付用名簿に、出欠予定、委任状の提出有無を記載しておく。

□ 保護者役員会で、総会当日の式次第と分担を決定する。

□ 総会当日の説明担当者が、配布資料を作成する。

    1. 当日の説明担当者(=保護者会役員)が資料を作成する。
    2. 保護者会会長が資料を確認する。
    3. 顧問の先生に資料の内容を確認していただく。

総会当日の進め方、議事は、顧問の先生と保護者会役員で打合せを設け、その場で確認してもよいかと思います。

総会の当日

□ 保護者会書記が、受付の準備をする。

    • 受付用のテーブルと椅子を配置する。
    • 受付用名簿を置く。
    • 配布資料を置く。

□ 受付担当の役員が、出席者数を確認する。

    • 議決に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を確認しておく。
    • 総会開始前に、出席者数と委任状提出者数を確認しておく。
    • 総会開始前に、確認結果を会長に報告する。

□ 保護者会役員全員で、会場を準備する。

総会が終わったら

□ 総会で決定したことを報告する。

方法は以下のとおりです。書面で報告するのが基本だと私は思いますが、日頃からメールでの連絡が行き届いているのであれば、メールでもよいのではないかと思います。

    • 保護者に書面で報告する。
    • 保護者にメールで報告する。

書面、メールいずれの場合でも、保護者に出す前に、保護者会会長と顧問の先生への確認は必須です。

部活動保護者会総会の式次第・分担の一例

以下の記事をご覧ください。

部活動の保護者会総会を運営するためには?(1)~当日の式次第と分担の例~

所感

総会の段取りに限ったことではないのですが、過去の経験上、直接会って話をした方が、顧問の先生・役員のみなさんとのやりとりは短時間で済みスムーズだと思います。

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