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保護者会の会計監査では何をすればいいのか

学校の部活動の保護者会で、会計監事のお話を頂いたことがあります。部員の保護者から集金したお金が保護者会で適切に使われているのかを、保護者代表としてチェックするのが監事の役割。ですので、適当なことはできません。監事を担当するのは初めてでしたので何をすればいいのか確認したところ、具体的には決まっておらず、書面にまとめたものも存在していないとのこと。。。何を確認して問題ないと判断したのか。それを保護者の皆さんに説明できないのでは、監事としての責任を果たせません。そこで、まとめてみました。その内容を以下に記録しておきます。

会計監事の役割は?

部活動の保護者会の場合、会計監事の役割は、会計部員の保護者から集金したお金が保護者会で適切に使われているのかを、保護者代表としてチェックすることです。会計監事は役員ではありますが、普段は役員としての活動には参加しません。役員会にも参加しません。会計監査だけが役割です。
※会計監事の役割は、保護者会によって異なりますので、所属している保護者会の会則等で確認してくださいね。

会計監査の前に準備すること

役員が準備するもの

帳簿、通帳、領収書、現金の残金、報告書、その他関係書類。

会計監事が準備するもの

ハンコ、電卓

会計監査で確認すること

帳簿、通帳、領収証、現金の残金、報告書などに、問題がないことを確認します。
たとえば、以下のような点を確認します。

  • 帳簿の現金残高が、実物(目の前にある現金残金)と一致するか
  • 帳簿の出金記録と証票(領収証、レシートなど)が一致しているか
  • 帳簿の入金記録と証票(入金伝票など)が一致しているか
  • 報告書の費目ごとの金額が、帳簿に照らして正しいか
  • 報告書の総額が、帳簿に照らして正しいか
  • 預金通帳の入出金に不自然なところはないか
  • どこまでチェックするか

総会で報告する

確認が終わったら、会計監事は、会計報告書に署名しハンコを押します。
そして、保護者会総会で、監査の結果、問題がなく適正であることを報告します。

保護者会に内部監査が入ることも

以前、保護者会の役員さんにうかがった話によれば、学校から部活動保護者会に会計監査(内部監査)が入ったこともあったそうです。学校の部活の保護者会の部費として保護者から集めたお金が、適切に管理・使用されているか、という観点だったそうです。また、出金の詳細について、保護者から開示を求められたこともあったそうです。こういったことにも対応できるように、日頃から会計役員が頑張ってくれていますが、会計の透明性のためにも会計監査は不可欠な役員と考えます。

部活動の保護者会なので動かすお金の額が少ないから、とか、会社の会計監査じゃないんだからという理由で、会計監査は会計報告書の確認だけ十分である、という考え方には、私は反対です。報告書のチェックだけでは何に使ったのかの内訳が不明瞭であるためです。領収書などの証票と帳簿の突き合わせまでできていれば、いいのではないかと、私は思います。

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