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部活動の保護者会総会を運営するためには?(1)~当日の式次第と分担の例~

春は、部活動の保護者会の新旧役員の引き継ぎの季節ですね。うちの子どもたちが所属していた部活の場合、小学校のときは4月、中学校の時は5月に総会がありました。

さて、以前、保護者会の役員をした折、保護者会総会の式次第と分担の資料が引き継がれておらず、戸惑ったことがありました。総会には参加したことが何回もありましたが、総会を運営をするつもりで参加していたわけではありません。式次第はともかく、総会準備や当日の役割を分担するために頼れる情報がありませんでした。そんな経験がありましたので、式次第と分担の一例を以下に書いておきます。

★総会の前日までの準備と分担例、開催案内のサンプルなどについては、こちらの記事をご覧ください。

※以下は一例です。所属している保護者会の事情を踏まえて、修正してお使いください。

保護者会総会の式次第・分担の一例

新年度の予算案作成と最初の総会の運営までを、前年度の役員さんが担当するのだと思っていました。しかしながら、総会が遅い場合は、これらをすべて新年度の役員が担当する場合もあるようです。これを踏まえ、以下に2例、挙げてみました。

前年度役員が総会準備・当日進行を務める場合

  • 受付  :前年度保護者会書記
  • 会場設営:前年度保護者会役員
  • 司会進行:前年度保護者会副会長1

 

  • 式次第  ※凡例 []:担当。自分が説明する資料は自分で作成。
    1. 開会あいさつ  [前年度保護者会副会長2]
    2. 前年度活動報告 [前年度保護者会書記]
    3. 前年度決算報告 [前年度保護者会会計、会計監事]
    4. 新年度活動説明 [顧問]
    5. 新年度予算案承認[前年度保護者会会計]
      ※ここまでで顧問は退席。
    6. 役員選出・承認 [前年度保護者会会長]
      ※1番下の学年の役員を選出する。
      ※事前に選出済みの場合は7.へ。
    7. 前年度保護者会役員離任のあいさつ
    8. 新年度保護者会役員着任のあいさつ
    9. 保護者会からの連絡事項
      ※会則、個人情報取扱いルールなどの紹介を含む
    10. 閉会あいさつ  [前年度保護者会副会長2]
  • ポイント
    • 役員の任期を総会から総会までとしている保護者会が多いと思うが、この任期に沿っている。
    • 保護者会活動を知っている前年度役員が総会の準備・運営をするため、比較的スムーズに進行できる。
    • 任期が総会までとはいえ、卒業生の保護者が総会を担当する場合もある。
      ⇒ これを避けたい場合は、たとえば、前年度役員のうち、卒業生の保護者以外の役員で総会を運営できるように準備する。
    • 新年度のスタートが、顧問と保護者会役員でずれる。新顧問は年度初めから活動するが、新保護者会役員は総会(たいては4月中旬以降。子どもたちが入部届を出し終わった後。)からの活動になるため。
      ⇒ これを避けたい場合は、新年度役員の理解を助け、不安を減らすための方法を検討する。たとえば、新旧役員引き継ぎを総会前に実施する、総会準備を一緒にするなどの方法がある。
    • 当年度の予算作成に、当年度の役員が関与していない。
  • 所感
    新年度役員の活動開始は、任期のとおり、総会後からでいいとは思います。任期が総会後からだから、それまでは新役員は何もしないという考えも理解できます。しかしながら、顧問の先生とやりとりすることを考えると、着任前から多少は知識をもっておいた方がいいと私は思います。私の場合、新役員になったばかりの日に、顧問の先生から予算使用、資料の保管場所などについて質問が来て困りました。。。

選出済みの新年度役員が総会準備・当日進行を務める場合

  • 受付  :新年度保護者会書記
  • 会場設営:新年度保護者会役員
  • 司会進行:新年度保護者会副会長1
  • 式次第  ※凡例 []:担当。自分が説明する資料は自分で作成。
    1. 開会あいさつ  [新年度保護者会副会長2]
    2. 前年度活動報告 [前年度保護者会役員]
    3. 前年度決算報告 [前年度保護者会会計、会計監事]
    4. 前年度保護者会役員離任のあいさつ
    5. 新年度保護者会役員着任のあいさつ
    6. 新年度活動説明 [顧問]
    7. 新年度予算案承認[新年度保護者会会計]
      ※ここまでで顧問は退席。
    8. 保護者会からの連絡事項
      ※会則、個人情報取扱いルールなどの紹介を含む
    9. 役員選出    [新年度保護者会会長]
      ※1番下の学年の役員を選出する。
    10. 閉会あいさつ  [新年度保護者会副会長2]
  • ポイント
    • 連絡網への加入、お手伝い募集、部費の集金方法説明など、新年度の役員からのお願い事項が多く、総会で伝えてしまいたい場合に向いている。
    • 当年度の予算作成に、当年度の役員が関与できる。
    • 会則の変更、部費の金額変更など、新年度の保護者会運営に不可欠な議案を議決したい場合に向いている。
    • 保護者会活動をあまり知らない新年度保護者が総会の準備・運営をする。このため、総会前に前年度役員からの引き継ぎを実施する必要がある。

総会の進行は前年度役員?新年度役員?

上に2例示しましたが、前年度の役員が担当するか、新年度の役員が担当するかは、その部活の事情により、毎年度同じ方針で進めるようにした方がよいと思います。毎年、その年の都合で決めるのも悪くはないですが、決めるのに時間と労力が必要であるためです。それよりも何よりも、どこかの学年の負担が増え、どこかの学年の負担が減ることで、不公平になりかねないためです。

予算案について

この記事では、予算作成については詳しくは触れません。1つだけ書かせていただくと、一番手戻りが少なくて済むのは、収入金額が決まった後に予算案を作成することだと思います。

学校の部活の場合、収入金額が決まるのは、その年度の入部届の提出が終わり、部員数が確定した後であるためです。見込みの部員数を予算案を作成し、部員数が確定後したら見直したらいいのでは?と私は考えています。ですが、見直すのはイヤだから一度で済ませたいと、会計役員から反論が出たこともあり、保護者会総会に予算案を出せなかったことがありました。他にも、部員数の確定から保護者会総会まで日が全くないなどの事情で、予算案の作成が保護者会総会に間に合わないこともあるかと思います。

このような場合は、

  • 顧問の先生が作成した年間活動計画と、部費の集金額
  • 部費の運用を役員会に一任すること

の2点を総会で保護者から承認を得ればいいのではないでしょうか。予算案の承認は、総会での議決事項に該当します。しかしながら、年度初めの総会の後、臨時総会を招集するのはかなりハードルが高くなると思いますので。

保護者会総会前に予算案を作成し、保護者会総会で承認を得るのが基本だと思います。ですが、保護者会ごとに事情はさまざまだと思いますので、保護者会総会前に役員のみなさん、顧問の先生方と予算会議をするといいのではないでしょうか。

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