部活動保護者会の会長職の任期を乗り切るための情報サイト

保護者会役員の負担を減らすために改善したこととは?

誰かが行動に移さないと変わらない。

部活の保護者会会長を私が担当するにあたり、心に決めたことがありました。それは、可能な限り改善に努め、翌年度以降、役員になった保護者の負担ができるだけ減るようにしよう、ということでした。子どものために、保護者として、普通の頑張りでできる範囲に、役員活動を収めること。そのために会長の任期1年を使おうと決めました。

この記事では、子どもの部活の保護者会会長をしていたとき、一年間で行った改善の概要を紹介させていただきます。

1.改善を進めるのに必要なこと

改善を進めるにあたり、1年間、一緒に役員をする保護者の方々に思いを伝え、無理のない範囲での協力をお願いしました。一人でできることばかりではありませんので。まずは、味方を増やすことから始めました。

2.改善の概要

役員の負担を軽減するために改善し、変更したのは、以下の点です。ちょっとした改善が多いかも。

課題1 メール1通に11人もの役員が関わっている。

保護者あての連絡メール配信1回に11人もの役員が必要である。

⇒ 必要な役員の数を1人に減らす。

課題2 保護者宛の急ぎのメール送信依頼が先生から来る。

保護者あての急ぎの連絡メール配信依頼が顧問の先生から来る。仕事中の保護者もおり、対応できない。

⇒ 役員を介さずに、先生が自分で連絡メールを出せるようにする。

課題3 顧問-役員間のやりとりがうまくいかないことがある。

コンクール参加の準備の折、楽器運搬、児童引率、団体切符手配など、各担当の役員からの問い合わせが顧問の先生にパラパラと届くことがある。また、各担当が先生から頂いた答えを、役員間で共有できていない。

⇒ 役員から先生に確認したい内容を集約し、確認メールのひな形を作成する。先生への問い合わせには、確認メールのひな形を用いる。
⇒ 先生への問い合わせ担当者を一人にする。
⇒ 先生からの返信は、役員全員に伝達する。

課題4 役員活動の全体を把握できる資料が存在しない。

担当ごとの引き継ぎ資料は存在するが、役員活動の全体を把握できる資料が存在しない。このため、いつ、誰が、誰と、何をしているのか、を会長が把握しきれてない。

⇒ 保護者会役員活動の発生タイミングと関係者を調べ、資料にまとめる。

課題5 会長の仕事が多すぎる。

定期演奏会関連で保護者会会長が担当する仕事が多すぎる。ポスター掲示のお願いに各町内会長宅をまわる、近隣の中学校までもっていくなど、必要な活動であっても、会長がひとりで担当するような仕事ではない。

⇒ 町内会のとりまとめの方に、全町内会分のポスターをまとめてお渡しし、各町内会で掲示していただく協力を取りつけた。
⇒ 市内の学校へのポスター配布は、市の学校間配送便を利用するように変更した。

課題6 保護者の負担が公平でない

保護者会役員は、立候補者がいなかった場合、「くじ引き」という「公平な方法」で選出されるものの、役員をやった保護者とやらなかった保護者の負担の差が大きすぎる。

⇒ 保護者会主催行事の準備に、役員をやったことがない保護者に、お手伝いとして参加してもらうことで緩和。

課題7 部員名簿が正しくない

⇒ 入部届に記載されている情報を、顧問の先生から保護者会に頂いていた。これをやめ、保護者会は自分たちで部員情報を収集し、名簿を作成するように変更した。学校から部活保護者会への個人情報の受渡しについては、部活動全体の課題として、学校側に改善を求めた。

3.保護者からの感想

改善点のうち、とくに連絡メール配信方法の改善(課題1、課題2)は、メール配信の仕事が10人の役員さんからなくなったため、役員の仕事が楽になったと好評でした。前年度までの役員さん、翌年度の役員さんからも、いいねって言っていただけました!役員間のメール転送を、メーリングリストによる一括配信に変更しただけなのですが、変更にあたっては越えなければならないハードルがいくつかありました。詳細は、他の記事で紹介させていただきますね。

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